Vom Papierstapel zum digitalen Prozess: Wie das Luisenhospital Aachen Aufnahme und Aufklärung neu gedacht hat

Mit Unterstützung von Thieme Compliance hat das Luisenhospital Aachen Aufnahme und Aufklärung konsequent digitalisiert, papierbasierte Abläufe abgelöst und Prozesse neu strukturiert. Einblicke in eine Transformation, die im Alltag trägt.

Digitalisierung im Krankenhaus ist selten ein Projekt, das sich nebenbei erledigen lässt. Zu komplex sind die Prozesse, zu unterschiedlich die Anforderungen der Berufsgruppen, zu groß die Sorge, dass gewohnte Abläufe ins Stocken geraten könnten. Im Luisenhospital Aachen lief es anders: Innerhalb kurzer Zeit wurden sowohl die Patientenaufnahme als auch die medizinische Aufklärung digitalisiert. Papierformulare gehören heute weitgehend der Vergangenheit an.

Katharina Mohr, Projektmitarbeiterin Digitalisierung sowie Gesundheits- und Krankenpflegerin, und Jonas Fehling, Projektmanager des Vorstands, haben das Projekt eng begleitet. Im Gespräch berichten sie von der Ausgangssituation, von organisatorischen Veränderungen im Alltag und von einer überraschend hohen Akzeptanz im Haus.

Frau Mohr, Herr Fehling, wie sah der Alltag vor der Digitalisierung aus im Luisenhospital Aachen?

Mohr: Sehr papierlastig. Aufnahme und Aufklärung bedeuteten: drucken, unterschreiben, weitergeben, wieder einscannen. Dokumente waren nur einmal physisch vorhanden. Wenn eine Akte unterwegs war, musste man warten. Und ja, manchmal sind Unterlagen auch schlicht nicht auffindbar gewesen. Das klingt nach Kleinigkeiten, aber im Klinikalltag kostet genau das Zeit und Nerven.

Fehling: Dazu kam ein gewisser Stillstand in den Abläufen. Viele Prozesse hatten sich über Jahre entwickelt und wurden nicht grundsätzlich hinterfragt. Gleichzeitig hat das Krankenhauszukunftsgesetz Druck und Motivation erzeugt, die Digitalisierung des Hauses endlich konsequent voranzutreiben.

Wie sind Sie die Umstellung angegangen?

Mohr: Wir haben uns zunächst gemeinsam mit Thieme Compliance jeden einzelnen Prozess angeschaut: Wo entstehen Dokumente? Wer braucht sie? Was ist doppelt? Dabei haben wir schnell gesehen, dass einige Formulare überholt oder redundant waren. Digitalisierung war für uns nicht einfach „Papier ersetzen“, sondern auch aufräumen. Ein großer Vorteil ist heute die Bündelung: Patient*innen beantworten bestimmte Angaben – etwa Allergien – nur einmal. Früher stand das auf mehreren Bögen. Jetzt wird es intelligent zusammengeführt. Das reduziert Aufwand und wirkt für Patient*innen deutlich angenehmer.

Fehling: Parallel haben wir die technische Basis geschaffen. Eine praktische Frage war hier: Wie umfangreich muss die Hardwareausstattung sein? Entscheidend war außerdem die Schnittstelle zum KIS, damit Stammdaten automatisch übertragen werden. Darüber hinaus mussten wir klären: Wie melden sich Mitarbeitende an? Wie bauen wir die Kennwortstruktur auf? Solche Fragen erscheinen sehr spezifisch, sind jedoch zentral für einen reibungslosen Betrieb.

Bei Digitalisierungsprojekten ist die Akzeptanz in der Belegschaft oft ein kritischer Punkt. Wie war das bei Ihnen?

Fehling: Ehrlich gesagt, besser als erwartet. Natürlich gab es anfangs Skepsis. Der Klassiker: „Das haben wir immer so gemacht.“ Aber sobald die Kolleg*innen gesehen haben, wie intuitiv die Anwendungen sind, hat sich das schnell gelegt.

Mohr: Wichtig war, die Mitarbeitenden mitzunehmen. Wir haben viel erklärt, Fragen ernst genommen und bewusst Raum für Rückmeldungen gelassen. Und dann kam der entscheidende Punkt: Die Leute haben gemerkt, dass ihr Alltag einfacher wird. Keine Sucherei mehr, keine Scanprozesse, alles direkt verfügbar. Auch die Angst vor Ausfällen spielte eine Rolle. Deshalb haben wir klare Notfallprozesse definiert.

Fehling: Die mussten wir tatsächlich bereits anwenden, als in der Stadt der Strom ausgefallen war. Dann griffen unsere Backup-Lösungen mit Papierbögen, die später digital nachgeführt werden. Aber solche Situationen sind extrem selten.

Wie lief der Pilot ab?

Mohr: Wir sind mit einer Pilotabteilung gestartet, im Bereich Prämedikation. Dort haben wir die Mitarbeitenden geschult und den Prozess getestet. Die Schulungen waren sehr praxisnah, direkt am System. Die Kolleg*innen haben unmittelbar gesehen, wie ein digitaler Aufklärungsprozess abläuft: vom Aufruf im KIS über die Bearbeitung am Tablet bis zur elektronischen Signatur.

Fehling: Danach haben wir bewusst zügig skaliert. Keine langen Testphasen, sondern Schritt für Schritt in den Livebetrieb. Innerhalb weniger Wochen war das gesamte Haus umgestellt. Das hat gut funktioniert, weil Schulung und Einführung eng verzahnt waren.

Wie reagieren die Patient*innen?

Mohr: Sehr positiv. Viele denken, ältere Menschen hätten Berührungsängste. Unsere Erfahrung ist genau andersherum. Es gab eine Situation, in der ein älterer Patient einer jüngeren Patientin erklärt hat, wie das Tablet funktioniert. Das sagt eigentlich alles. Die Oberfläche ist klar strukturiert, man wird mit leichten Anleitungen geführt. Das empfinden viele als angenehmer als Papier. Darüber hinaus bieten wir die Möglichkeit, Unterlagen vorab von zu Hause aus auszufüllen. Das ist kein Muss, aber ein Service, der gut angenommen wird.

Welche Vorteile sehen Sie speziell in der Aufklärung?

Mohr: Ärzt*innen können im Gespräch auf dem Tablet Dinge markieren oder einzeichnen. Das macht vieles anschaulicher. Auch Fotos lassen sich direkt integrieren, alles landet automatisch in der Dokumentation.

Fehling: Ein toller Pluspunkt ist die Mehrsprachigkeit. Patient*innen können Inhalte in ihrer Sprache lesen, während Ärzt*innen parallel die deutsche Version sehen. Das verbessert die Verständlichkeit enorm.

Hat sich die Zusammenarbeit im Haus verändert?

Fehling: Absolut. Früher musste man oft auf eine Akte warten, heute greifen mehrere Bereiche gleichzeitig auf dieselben Informationen zu. Das beschleunigt Prozesse und schafft Transparenz.

Mohr: Und mehrere Zwischenschritte entfallen. Was früher gedruckt, unterschrieben und gescannt wurde, passiert jetzt digital.

Lässt sich der Zeitgewinn beziffern?

Mohr: Nicht exakt. Aber man merkt deutlich, dass viele kleine Schritte wegfallen.

Fehling: Und genau diese kleinen Schritte summieren sich. Zeit ist im Krankenhaus eine knappe Ressource. Alles, was wir hier einsparen, kommt letztlich den Patient*innen zugute. Dazu kommt der Nachhaltigkeitsaspekt: deutlich weniger Papier und ein moderneres Erscheinungsbild nach außen.

Was hat Sie persönlich überrascht, wenn Sie an das Projekt zurückdenken?

Fehling: Die hohe Akzeptanz. Ich hatte mit mehr Reibung gerechnet.

Mohr: Und wie selbstverständlich die Patient*innen mit den Tablets umgehen. Das war wirklich positiv.

Was würden Sie anderen Häusern raten, die ähnliche Projekte planen?

Fehling: Digitalisierung ist ein Teamprojekt. Man braucht engagierte Menschen im Haus und einen Partner, der mitdenkt. Die Zusammenarbeit mit Thieme Compliance war für uns ein wichtiger Erfolgsfaktor. Und man sollte den Mut haben, Prozesse neu zu denken. Digitalisierung ist eine Chance, Dinge besser zu machen, nicht nur anders.

Wie geht es weiter im Luisenhospital?

Fehling: Die Digitalisierung endet nicht mit diesem Projekt. Wir werden weiter optimieren und neue Möglichkeiten prüfen.

Mohr: Im Moment ganz konkret: Wir beschaffen weitere Tablets. Die Nachfrage im Haus ist größer als erwartet. Das ist eigentlich das beste Zeichen dafür, dass die Lösung im Alltag angekommen ist.