Digital statt Papier: Wie das Siloah St. Trupert Klinikum Aufnahme und Aufklärung auf ein neues Level hebt

Das Siloah St. Trudpert Klinikum Pforzheim hat Aufnahme und Aufklärung zukunftsfähig gemacht: Mit Unterstützung von Thieme Compliance wurden papiergebundene Prozesse abgelöst – und spürbare Mehrwerte für Patient*innen wie Mitarbeitende geschaffen. Zwei Perspektiven auf eine gelungene Transformation.

Papierstapel, Suchaktionen und überflüssige Laufwege?

Im Siloah St. Trudpert Klinikum Pforzheim gehört all das der Vergangenheit an. Gemeinsam mit Thieme Compliance wurden sowohl die Aufnahmeprozesse als auch die medizinische Aufklärung neu strukturiert. Die Umsetzung erfolgte in enger Abstimmung zwischen Aufnahmebereich, medizinischem Personal, IT und Softwarepartner.

Im Interview berichten Nadine Lippold, Leiterin der administrativen Patientenaufnahme, und PD Dr. Tim Schulz, Chefarzt der Klinik für Allgemein-, Viszeral-, Thorax- und minimal-invasive Chirurgie, über Beweggründe, konkrete Abläufe und die Auswirkungen auf den klinischen Alltag.

Was hat den Ausschlag gegeben, sich in der Aufnahme und Aufklärung für eine vollständige Digitalisierung zu entscheiden?

Lippold: Als ich die Patientenaufnahme 2023 übernommen habe, war meine erste Frage: Wie bekommen wir das ganze Papier aus dem System? Pro Fall gab es eine Mappe mit zahlreichen Dokumenten, vom Aufnahmeantrag über die Abtretungserklärung bis zur Wahlleistungsvereinbarung. Alles musste ausgedruckt, unterschrieben, archiviert und teilweise wieder eingescannt werden. Ich wollte das medienbruchfrei, digital und transparent abbilden – und habe das Thema direkt an die IT-Abteilung herangetragen. Die war offen für den Vorschlag. Über einen Kollegen kamen wir dann mit Thieme Compliance ins Gespräch, mit denen wir seit Jahren zusammenarbeiten.

Schulz: Bei uns war es vor allem eine Frage der rechtlichen Absicherung. In der Viszeralchirurgie gehört die OP-Aufklärung zu den sensibelsten Dokumentationen überhaupt. Juristisch gibt es zahlreiche Anforderungen, die exakt eingehalten werden müssen. Wer hat wann welches Formular ausgehändigt bekommen, von wem wurde es wann unterschrieben, und wann wurde es zurückgegeben? Mit digitalen Dokumenten lässt sich all das einfacher und sauberer dokumentieren als mit Papierunterlagen.

Wie sind Sie konkret vorgegangen bei der Umstellung?

Lippold: Nach dem Beschluss ging es sehr schnell: Planung im Oktober 2023, erste Testphase im März 2024, flächendeckender Rollout im April 2024 im elektiven Bereich. Zunächst habe ich eine Struktur mit den benötigten Bogenpaketen erstellt. Gemeinsam mit der IT haben wir die Dokumente im System abgebildet, inklusive der Unterschriftenregelung, die eine entscheidende Rolle spielt. Wir haben uns dabei für Signaturpads in Kombination mit iPads entschieden. Besonders hilfreich war, dass wir eigene Formulare integrieren und so unsere klinikspezifischen Anforderungen erfüllen konnten. Nach der Systemintegration folgten Tests und die Anbindung der Signaturpads – alles lief von Anfang an reibungslos. Die Ansprechpartner*innen von Thieme Compliance standen während des gesamten Prozesses zur Verfügung und unterstützten bei Fragen.

Schulz: Die Entscheidung, die Aufklärung zu digitalisieren, war eine natürliche Konsequenz der umfassenden Modernisierungsmaßnahmen, die im gesamten Haus angestoßen wurden. In diesem Kontext wurden beispielsweise die elektive Aufnahme und die Notaufnahme neu strukturiert. Diese Phase des Wandels und der Aufbruchsstimmung bot den idealen Zeitpunkt, auch die OP-Aufklärung vollständig zu digitalisieren. Technisch gab es in der Pilotphase kleinere Reibungspunkte, wie bei jeder Einführung, aber nichts, was sich nicht lösen ließ. Nach drei Wochen haben wir den Betrieb offiziell freigegeben

Gab es intern Bedenken oder Hürden bei der Einführung?

Lippold: Erstaunlich wenige. Natürlich gab es vereinzelt Unsicherheiten, was bei jeder Umstellung normal ist, gerade wenn man jahrelang mit Papier gearbeitet hat. Aber wir haben Schulungen angeboten, alles erklärt und ausprobiert. Das Team hat schnell gemerkt, dass die digitale Lösung mehr Komfort bietet.

Schulz: In der Chirurgie war die Akzeptanz ebenfalls hoch, da sich am Inhalt der Aufklärung nichts änderte, nur die Form. Die digitale Variante bietet klare Vorteile: Man kann markieren, skalieren und bestimmte Dinge hervorheben. Die Inhalte sind hervorragend lesbar und jederzeit abrufbar. Zudem ist die Anbindung an das KIS ein großer Vorteil.

Wie reagieren die Patient*innen? Gibt es Berührungsängste?

Lippold: Tatsächlich überhaupt nicht. Viele zeigen sich positiv überrascht und loben ausdrücklich, wie modern es hier zugeht. Man muss natürlich dazusagen: Wir arbeiten im elektiven Bereich. Die Patient*innen kommen zu Fuß zu uns und wissen in der Regel, was sie tun. Dennoch freut uns, dass selbst ältere Menschen das System sehr gutannehmen. Wenn man sie einweist, kommen sie problemlos mit dem Signaturpad zurecht.

Schulz: Ich erlebe das ganz ähnlich. Die Formulare sind im Prinzip genauso aufgebaut wie früher auf Papier, nur eben digital. Die Patient*innen schätzen die praktische Anwendung. Einen kuriosen Vorfall gab es allerdings doch: Ein Patient nahm ein iPad kurzerhand mit – vermutlich aus Versehen. Seitdem weisen wir ausdrücklich darauf hin, dass die Geräte nicht für den Privatgebrauch oder als Geschenk gedacht sind, sondern nur zur temporären Nutzung dienen. Das Ausfüllen erfolgt ohnehin nahezu immer unter Sichtkontakt eines Mitarbeitenden. Zudem sind die Geräte getrackt, sodass das entwendete iPad eindeutig identifiziert werden konnte.

Wie hat sich die Arbeit im Alltag durch die Digitalisierung verändert?

Schulz: Speziell in der Steuerung zeigen sich klare Vorteile: Ich sehe jederzeit, ob Patient*innen vollständig aufgeklärt wurden, ob etwas fehlt oder welche Hinweise vermerkt sind. Das erleichtert die OP-Vorbereitung und die Abstimmung im Team erheblich. Die Dokumentation ist bis zum letzten Datensatz wasserdicht, transparent und nachvollziehbar – selbst die Verweildauer der Patient*innen bei bestimmten Inhalten ist einsehbar. Ein praktischer Nebeneffekt: Wenn ich etwas markieren oder einzeichnen möchte, brauche ich keinen Textmarker mehr; ich vergrößere einfach den Bereich und zeichne mit dem Finger digital ein.

Lippold: Wir profitieren vor allem beim Zugriff auf Dokumente und bei der Transparenz deutlich. Früher war oft unklar, wo ein unterschriebenes Formular lag. Heute sind alle Dokumente der elektiven Patienten digital sicher archiviert und dank der Suchfunktion schnell auffindbar, auch für nachgelagerte Bereiche. Das erleichtert die Zusammenarbeit im gesamten Haus.

Lassen sich die Zeitersparnisse beziffern?

Lippold: Eine genaue Minutenzahl kann ich nicht nennen, aber beim Dokumentenzugriff, der Nachbearbeitung, Archivierung und bei Rückfragen sparen wir spürbar Zeit. Die Aufnahmegespräche selbst dauern genauso lange wie zuvor, da sich inhaltlich nichts geändert hat.

Schulz: Genauso ist es bei uns. Ob die Patient*innen das Aufklärungsformular auf Papier oder auf dem Tablet ausfüllen, spielt keine Rolle. Man muss sich in jedem Fall die nötige Zeit für die OP-Aufklärung nehmen; sie ist kein „Schnellschuss“ – und das soll sie auch nicht sein. Dafür läuft das Drumherum jetzt effizienter: Nichts muss mehr gesucht, kopiert oder übertragen werden, und alle Informationen sind jederzeit für alle Beteiligten verfügbar.

Wie geht es bei Ihnen mit der Digitalisierung weiter?

Lippold: Wir wollen weitere papiergebundene Prozesse in der administrativen Patientenaufnahme, etwa bei Einweisungsunterlagen oder die Signatur der Aufnahmeunterlagen bei Notfällen, mittelfristig digital abbilden. An der Lösung von Thieme gefällt uns, dass sie zukunftssicher ist, wie beispielsweise die Möglichkeit der Anbindung an ein Patientenportal.

Das Interview führte André Gärisch, freier Redakteur, im Auftrag von Thieme Compliance