{"id":786,"date":"2025-05-01T10:00:00","date_gmt":"2025-05-01T08:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/thieme-compliance.com\/?p=786"},"modified":"2026-06-16T10:05:37","modified_gmt":"2026-06-16T08:05:37","slug":"papierlose-patientenaufnahme-uk-magdeburg","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/thieme-compliance.com\/de\/papierlose-patientenaufnahme-uk-magdeburg\/","title":{"rendered":"Smarter Umstieg: Magdeburg f\u00fchrt papierlose Patientenaufnahme ein"},"content":{"rendered":"\n\n
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Digitale Patientenaufnahme<\/h2>\n

Im Herbst 2022 stand der Aufnahmebereich des Universit\u00e4tsklinikums Magdeburg vor einer gro\u00dfen Herausforderung: den unaufhaltsam anwachsenden Papierbergen ein Ende zu setzen. \u201eWir mussten t\u00e4glich riesige Mengen an Dokumenten drucken, kopieren, unterschreiben lassen und in Ordnern archivieren. Einige Patient*innen fragten uns scherzhaft, wie viele B\u00e4ume wohl daf\u00fcr gestorben sind\u201c, erinnert sich \u00a0Linda J\u00e4kel, Mitarbeiterin der zentralen Patientenaufnahme.<\/span><\/p>\n

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Diese Zettelwirtschaft erschwerte die Arbeit und machte sie fehleranf\u00e4llig. Dokumente mussten m\u00fchselig zusammengesucht werden und wurden manchmal falsch einsortiert. Bei rund 100 Aufnahmen pro Tag blieb kaum Zeit f\u00fcr pers\u00f6nliche Worte. \u201eMeistens habe ich die Patient*innen begr\u00fc\u00dft, bin rasch mit ihnen die Dokumente durchgegangen und habe sie dann direkt wieder verabschiedet \u2013 wie am Flie\u00dfband\u201c, schildert J\u00e4kel.<\/p>\n

Entsprechend erleichtert waren sie und ihr Team \u00fcber die Ank\u00fcndigung des Klinikums, die Aufnahmeprozesse zu digitalisieren. \u201eUnser Ziel war es nicht nur, Zeit und Kosten zu sparen, sondern auch Gelegenheiten f\u00fcr pers\u00f6nliche Begegnungen zu schaffen. Ein Krankenhausaufenthalt ist nichts Allt\u00e4gliches; Menschen sollen sich daher von Anfang an gut aufgehoben f\u00fchlen. Dabei war die F\u00f6rderung im Rahmen des Krankenhauszukunftsgesetzes (KHZG) ein Anreiz, das Projekt konkret anzugehen\u201c, erkl\u00e4rt KHZG-Projektmitarbeiter Martin Franke. Als Umsetzungspartner w\u00e4hlten er und seine Kolleg*innen Thieme Compliance, \u201edenn mit dem Einsatz der Thieme Software E-ConsentPro in der Patientenaufkl\u00e4rung hatten wir bereits gute Erfahrungen gemacht.\u201c<\/p>\n<\/div>\n <\/div>\n\n\n\n\n

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\n Die Prozesse wurden \u00fcber die reine Digitalisierung hinaus optimiert, denn weniger Umfang und Komplexit\u00e4t bedeuten weniger Zeitaufwand. <\/div>\n <\/div>\n \n \n Steffi Wilkerling<\/b>\n Sales Solution Manager bei Thieme Compliance <\/span>\n <\/cite>\n <\/blockquote>\n <\/div>\n <\/div>\n <\/div>\n <\/div>\n <\/div><\/div>\n\n\n\n
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Optimierte Dokumente f\u00fcr bessere \u00dcbersicht<\/span><\/h2>\n
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Das Projekt startete mit einem klugen, aber h\u00e4ufig vernachl\u00e4ssigten Gedanken: Anstatt lediglich alle bestehenden Aufnahmedokumente zu digitalisieren, setzte das Team auf eine gr\u00fcndliche Konsolidierung. \u201eWir haben jedes Dokument sorgf\u00e4ltig gepr\u00fcft, veraltete Inhalte entfernt und Texte vereinfacht sowie gek\u00fcrzt \u2013 ohne dabei die rechtlichen Standards zu gef\u00e4hrden. Thieme hat uns mit einem juristischen Gutachten unterst\u00fctzt. So konnten wir das neue Dokument in Hinblick auf Datenschutz, Haftung und gesetzliche Vorgaben in Zusammenarbeit mit unserer Rechtsabteilung fundiert bewerten und absichern\u201c, erkl\u00e4rt KHZG-Projektmitarbeiter Tom K\u00fchle.<\/p>\n

Das Ergebnis: Aus 22 Dokumenten entstanden 8 Bogenpakete. Jedes Bogenpaket fasst B\u00f6gen zusammen, die gemeinsam verwendet werden \u2013 etwa f\u00fcr die Kategorien \u201eNormalfall\u201c, \u201ePrivatfall\u201c und \u201eZusatzleistungen\u201c. Wichtige Informationen blieben erhalten, sind aber jetzt \u00fcbersichtlicher, straffer und verst\u00e4ndlicher dargestellt. Dank dieser Umstrukturierung konnten mehrere Seiten eingespart werden, und es sind nur noch zwei Unterschriften pro Aufnahme erforderlich.<\/p>\n

\u201eDie umfassende Vorabanalyse und \u00dcberarbeitung der Dokumente ist vorbildlich und kann anderen Einrichtungen als positives Beispiel dienen. Dadurch werden Prozesse \u00fcber die reine Digitalisierung hinaus optimiert, denn weniger Umfang und Komplexit\u00e4t bedeutet weniger Zeitaufwand\u201c, sagt Steffi Wilkerling, Sales Solution Manager bei Thieme Compliance, die das Projekt begleitet.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n <\/div>\n\n\n\n\n

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\n Mithilfe intelligenter Schnittstellen haben wir eine Vielzahl von Datenfeldern aus dem KIS in das Aufnahmeformular eingeleitet. <\/div>\n <\/div>\n \n \n Tom K\u00fchle<\/b>\n Projektmitarbeiter KHZG beim Universit\u00e4tsklinikum Magdeburg <\/span>\n <\/cite>\n <\/blockquote>\n <\/div>\n <\/div>\n <\/div>\n <\/div>\n <\/div><\/div>\n\n\n\n
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Effiziente Dateneinleitung und benutzerfreundliche Technik<\/h2>\n

Ein zentraler Baustein der Digitalisierung war die Integration der Patientenaufnahme in das Klinikinformationssystem (KIS).“Um redundante Dokumentationen zu vermeiden, haben wir gemeinsam mit den Aufnahmekr\u00e4ften ermittelt, welche KIS-Daten f\u00fcr die Aufnahme ben\u00f6tigt werden. Mithilfe intelligenter Schnittstellen haben wir daraufhin eine Vielzahl von Datenfeldern aus dem KIS in das Aufnahmeformular eingeleitet\u201c, schildert K\u00fchle. Informationen wie Patientenstammdaten, Einwilligungen und Versicherungsdaten erscheinen nun automatisch im Aufnahmeformular.<\/p>\n

Die Beteiligten modifizierten zudem die Hardware-Infrastruktur: Die Aufnahmekabinen erhielten Monitore und Sign-Pads mit drucksensitiven Stiften auf der Seite der Patient*innen. Diese Elemente wurden mit den Rechnern der Mitarbeitenden verbunden. Mit der Thieme-Anwendung Documents Desk bekommen Fachkr\u00e4fte und Patient*innen die Dokumente personalisiert angezeigt. \u201eIch lese den Text vor und f\u00fclle das Aufnahmedokument anhand der Angaben der Patient*innen aus. So kann ich das Tempo steuern und die Patient*innen systematisch bis zur rechtssicheren Unterschrift begleiten\u201c, erkl\u00e4rt Linda J\u00e4kel. Das Dokument wird abschlie\u00dfend im System gespeichert und ist klinikweit als PDF im KIS verf\u00fcgbar.<\/p>\n <\/div>\n\n\n\n\n

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Die Vorteile des neuen Prozesses im \u00dcberblick<\/h2>\n

Die Einf\u00fchrung der digitalen Patientenaufnahme brachte dem Universit\u00e4tsklinikum Magdeburg zahlreiche Vorteile:<\/p>\n

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  • Vereinfachtes Handling: Die Zettelwirtschaft f\u00e4llt weg \u2013 Dokumente m\u00fcssen nicht mehr sortiert oder gesucht werden. Patient*innen werden von der Last befreit, Papierunterlagen mit sich zu f\u00fchren und bereitzuhalten.<\/li>\n
  • Zeitersparnis: Die Aufnahmezeit pro Patient*in sank von 15\u201320 Minuten auf 5\u201310 Minuten. Die gewonnene Zeit flie\u00dft in andere wichtige Aufgaben, wie die Korrektur fehlerhafter Eintr\u00e4ge im System oder die Vervollst\u00e4ndigung von Aufnahmen auf den Stationen durch die zentralen Aufnahmekr\u00e4fte.<\/li>\n
  • Pers\u00f6nlichere Patientenaufnahme: Die eingesparte Zeit erm\u00f6glicht Gespr\u00e4che mit Patient*innen, was deren Wohlbefinden steigert. \u201eUnd es steigert auch unsere Arbeitsfreude, diesen Effekt zu sehen\u201c, so J\u00e4kel.<\/li>\n
  • Kostenersparnis: Die Kosten pro Aufnahme sind von 4,40 Euro auf 44 Cent gesunken \u2013 eine Einsparung von 90 Prozent, vor allem durch verringerte Personal- und Materialkosten.<\/li>\n
  • Sofortige Datenverf\u00fcgbarkeit: Die Aufnahmedaten stehen als PDF im KIS bereit. Alle Abteilungen haben sofortigen Zugriff, wodurch die Kommunikation optimiert und Nachfragen \u00fcberfl\u00fcssig werden. Aspekte wie Behandlungsplanung, Abrechnung, die Entscheidung \u00fcber zus\u00e4tzliche Services, etwa Einzelzimmer, sowie die Nutzung pseudonymisierter Patientendaten f\u00fcr die Forschung werden erleichtert.<\/li>\n
  • Nachhaltigkeit: Der Verzicht auf Papier und Druck tr\u00e4gt zur Reduktion des Ressourcenverbrauchs bei und f\u00f6rdert die \u00f6kologische Nachhaltigkeit des Klinikums.<\/li>\n<\/ul>\n <\/div>\n\n\n\n\n
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    Mit Schulung und Piloten zum digitalen Prozess<\/h2>\n

    Nachdem alle Voraussetzungen erf\u00fcllt waren, absolvierte das gesamte Aufnahmeteam eine Schulung zum neuen Prozess. Linda J\u00e4kel \u00fcbernahm dabei die Rolle der Motivatorin: \u201eDa ich Feuer und Flamme f\u00fcr die Idee war, auf Digital umzustellen, konnte ich skeptische Kolleg*innen gewinnen und ihnen die \u00c4ngste nehmen. Ich habe betont, dass die neue L\u00f6sung problemlos zu bedienen ist und sich inhaltlich nichts ver\u00e4ndert.\u201c Tats\u00e4chlich waren nach nur wenigen Durchg\u00e4ngen alle Mitarbeiter*innen mit den Abl\u00e4ufen vertraut.<\/p>\n

    Nach der Schulung f\u00fchrte J\u00e4kel alleine einen Piloten durch, bei dem sie in ihrer Kabine Patient*innen digital aufnahm. \u201eViele hatten bereits zuvor digital unterschrieben, etwa im Supermarkt oder bei der Bank, und empfanden es als angenehm, ansonsten nur noch mitzulesen und m\u00fcndlich Angaben zu machen.\u201c Den Patient*innen wird angeboten, eine Kopie der Dokumente verschl\u00fcsselt per E-Mail zu erhalten statt in Form eines Ausdr uck s. \u201eSelbst sehr bet agte Patient*innen besitzen oft eine E-Mail-Adresse und stimmen zu\u201c, sagt J\u00e4kel. Das Passwort zum \u00d6ffnen der E-Mail wird ihnen vor Ort mitgeteilt.<\/p>\n

    Im Anschluss an diesen Piloten begann das gesamte Aufnahmeteam Ende 2023 mit der digitalen Patientenaufnahme. Der Prozess l\u00e4uft seitdem reibungslos, mit kleineren technischen H\u00fcrden, die das Team durch den alten Papierprozess \u00fcberbr\u00fccken konnte. Inzwischen wurden auch acht Stationen mit der digitalen L\u00f6sung ausgestattet, um Patient*innen etwa nach einer Notaufnahme oder im bettl\u00e4gerigen Zustand effizienter aufnehmen zu k\u00f6nnen.<\/p>\n

    Das Aufnahmepersonal erkl\u00e4rt hierbei am Patientenbett auf einem Tablet die Inhalte, fragt die notwendigen Informationen bei den Patient*innen ab und f\u00fcllt das Dokument aus. Die Patient*innen unterschreiben abschlie\u00dfend auf dem Tablet. \u201eAufnahmen z\u00e4hlen nicht zu den Kernt\u00e4tigkeiten von Fachpflegekr\u00e4ften. Umso mehr sch\u00e4tzen sie die \u00dcbersichtlichkeit und Einfachheit des neuen Prozesses\u201c, sagt Franke.<\/p>\n

    Perspektive: Mobile L\u00f6sung<\/h2>\n

    Die n\u00e4chsten Schritte sind bereits in Planung. \u201eGemeinsam mit Thieme Compliance entwickeln wir aktuell eine mobile L\u00f6sung, die es Patient*innen erm\u00f6glicht, ihre Aufnahmedaten in Ruhe zu Hause einzugeben und an die Klinik zu \u00fcbermitteln. So wird der Prozess effizienter, da unsere Mitarbeitenden das Aufnahmegespr\u00e4ch fokussierter f\u00fchren k\u00f6nnen\u201c, erkl\u00e4rt Martin Franke. Einige Fragen seien dabei noch zu kl\u00e4ren, zum Beispiel, ob die Patient*innen die Unterschrift bereits zu Hause leisten oder das Dokument final mit der Aufnahmekraft durchgehen und dann unterschreiben sollten.<\/p>\n

    Alles in allem zeigt das Projekt \u201ePapierfreie Patientenaufnahme\u201c am Universit\u00e4tsklinikum Magdeburg, wie Digitalisierung durch innovative Technologie, ganzheitliche Planung und engagierte Mitarbeitende erfolgreich gelingen kann. Und es widerlegt das Vorurteil, dass Technologie den Menschen verdr\u00e4ngt \u2013 im Gegenteil: Sie schafft Raum f\u00fcr die im Gesundheitssektor so wichtige menschliche Beziehung.<\/p>\n <\/div>\n\n\n\n\n

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    Universit\u00e4tsklinikum Magdeburg<\/h3>\n

    Das Universit\u00e4tsklinikum Magdeburg z\u00e4hlt zu den f\u00fchrenden Einrichtungen f\u00fcr medizinische Maximalversorgung, Lehre und Forschung in Deutschland. Neben dem Hauptstandort in der Leipziger Stra\u00dfe geh\u00f6ren die Universit\u00e4tsfrauenklinik und das Ausbildungszentrum f\u00fcr Gesundheitsfachberufe zum Klinikum. Mit 1 100 Betten, modernster Medizintechnik wie PET-CT und INTRABEAM sowie interdisziplin\u00e4rer Zusammenarbeit gew\u00e4hrleistet es Patientenversorgung auf h\u00f6chstem Niveau. Rund 4800 Besch\u00e4ftigte \u2013 darunter \u00c4rzte, Wissenschaftler, Pflegekr\u00e4fte und Verwaltungsangestellte \u2013 machen die Universit\u00e4tsmedizin Magdeburg zu einem der gr\u00f6\u00dften Arbeitgeber der Region.<\/p>\n <\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

    Das Universit\u00e4tsklinikum Magdeburg hat gemeinsam mit Thieme Compliance einen digitalen Aufnahmeprozess entwickelt und erfolgreich eingef\u00fchrt. Mitarbeitende und Patient*innen profitieren von einer erheblich reduzierten Papierlast, optimierten Abl\u00e4ufen und mehr Raum f\u00fcr pers\u00f6nliche Begegnungen. <\/p>\n

    Einblicke in ein Leuchtturmprojekt, dessen positive Auswirkungen weit \u00fcber die reine Zeit- und Kostenersparnis hinausreichen.<\/p>\n","protected":false},"author":2,"featured_media":2746,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[1],"tags":[38,39,33,32],"class_list":["post-786","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-nicht-kategorisiert","tag-anwenderbericht","tag-best-case","tag-digitale-patientenaufnahme","tag-news"],"acf":[],"yoast_head":"Smarter Umstieg: Magdeburg f\u00fchrt papierlose Patientenaufnahme ein - Thieme Compliance<\/title>\n<meta name=\"robots\" content=\"index, follow, max-snippet:-1, max-image-preview:large, max-video-preview:-1\" \/>\n<link rel=\"canonical\" href=\"https:\/\/thieme-compliance.com\/de\/papierlose-patientenaufnahme-uk-magdeburg\/\" \/>\n<meta property=\"og:locale\" content=\"de_DE\" \/>\n<meta property=\"og:type\" content=\"article\" \/>\n<meta property=\"og:title\" content=\"Smarter Umstieg: Magdeburg f\u00fchrt papierlose Patientenaufnahme ein - Thieme Compliance\" \/>\n<meta property=\"og:description\" content=\"Das Universit\u00e4tsklinikum Magdeburg hat gemeinsam mit Thieme Compliance einen digitalen Aufnahmeprozess entwickelt und erfolgreich eingef\u00fchrt. 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